Piletid ja majutus on tavaliselt ülekaalukalt suurimad esemed. Võite lisada ka muid transpordikulusid, näiteks lennujaama ja tagasi sõitmise kulud (või parkimistasud, kui sõidate oma autoga lennujaama ja jätate selle sinna). Üldiselt peaksite valima odavaima võimaluse, mis pole liiga ebamugav. Näiteks võib lennujaamatransport maksta palju vähem kui takso.

Toitlustamist saab korraldada mitmel erineval viisil: mõnikord on selliste kulude katteks fikseeritud päevaraha summa, mõnikord võidakse hüvitist saada, kuid vajad kviitungid ja mõnikord toidukorrad pole kaetud. Päevaraha lähenemine on üldiselt kõige lihtsam kõigile, kuid see sõltub sellest, kui palju rahastamist on ja kust need tulid.

Muud sõidukulud on vähem levinud ja neid võib katta või mitte, kuid see on siiski ei saa haiget küsida. Lastehoid on eriti segane teema, sest see võib reisiplaane tõsiselt piirata, kuid konverentside korraldajad ei ole tingimata valmis rahastamist ega kohalikke soovitusi pakkuma; ikkagi tasub küsida lastehoiu kohta, kui see on asjakohane.